So setzen wir K4.DOC ein

Anwenderbericht I: Wenn's mal wieder schnell gehen soll

Alsbach, 12.20 Uhr - gleich geht's nach Hause zu den " lieben Kleinen". Da vernehme ich folgende Worte: "Komm' doch mal kurz, ich hab' noch was. Das muss raus bevor du gehst. Bitte such' doch mal die Unterlagen zu dieser Festplatte." Mein Chef reicht mir einen defekten Elektroartikel. "Das Teil ist kaputt. Ich glaube, da ist aber noch Garantie drauf!"

Wer annimmt, ich wälze jetzt noch Wareneingangsordner aus diversen Jahrgängen, irrt sich.

• Ich öffne meinen FirstClass Client

• Gehe zur Konferenz "Archiv - Kreditoren"

• Klicke auf "Suche"

• Gebe die Suchbegriffe "Festplatte Art-Nr. 9998 S/N 1389" ein

• "Return"

Bruchteile von Sekunden später erscheint die gesuchte Rechnung auf dem Bildschirm. Klarer Fall: es handelt sich um eine Garantieangelegenheit. Der Rest ist reine Routine - Kopie der Rechnung, Lieferschein, Versandpapiere, Päckchen packen. Fertig!

Der Grund für meinen schnellen Sucherfolg ist K4.DOC - das Dokumentenworkflow-System mit OCR-Volltext-Erkennung. Es wird in unserem Unternehmen zur Dokumentenerfassung, Datenpflege und -wiedererkennung genutzt. Nach der Erfassung liegen alle Dokumente auf dem FirstClass Server und können von allen berechtigten Benutzern eingesehen werden. Die OCR-Volltext-Erkennungsfunktion lässt eine detaillierte Suche nach Dokument-Inhalten zu. Das macht das Auffinden so einfach und schnell.

Am Anfang steht die Erfassung.

Zunächst werden K4.DOC Zielorder, -konferenzen und -mailboxen eingerichtet. Über ein Menü sind diese problemlos anzulegen.

In unserem Beispiel wurde ein Archiv für Kreditoren- und Debitoren-rechnungen erstellt. Ich habe mir zur Regel gemacht, alle gebuchten Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen mindestens einmal in der Woche mit K4.DOC wie folgt zu erfassen:

• Das Dokument in den Scanner legen

• Die Ikone "K4Selekt" anklicken

• Scannen - Auf dem Bildschirm erscheint ein Fenster mit der K4.DOC Zielauswahl (siehe Abb.1)

• Die Zieladresse auswählen

• Unter dem Menüpunkt "Thema:" den Dokumentennamen vergeben

• Menü-Button "Senden" anklicken

Nach dem Scannen wird die Zieladresse bestimmt

Abb. 1: Auswahl der Zieladresse

Schon wird das Dokument an die FirstClass Zieladresse verschickt und liegt nun auf dem FirstClass Server in der Konferenz „K4 Kreditoren RG“

(siehe Abb. unten).

Abb. 2: Dokument liegt auf dem FirstClass Server.

Die Erfassung kostet nur wenige Sekunden und die Vorzüge sind erheblich. Mit K4.DOC lassen sich Dokumente blitzschnell digital erfassen, ablegen und wieder finden. In Verbindung mit dem FirstClass Server finden alle berechtigte Benutzer die gewünschten Informationen in Windeseile.

In unserem Fall hätte also auch mein Chef herausfinden können, ob es sich bei der Festplatte um einen Garantiefall handelt. Weil er aber weiß, dass wir Mädels im Büro alles im Griff haben, konzentriert er sich auf die wesentlichen Aufgaben des Geschäfteführens. Und ich komme, Dank K4.DOC, auch noch pünktlich nach Hause zu meinen "lieben Kleinen".